Ekstranet: Bedre end e-mail til gruppen samarbejde

Virksomheder foretrækker i stigende grad at bruge et ekstranet over e-mail til at kommunikere med deres teammedlemmer, kunder og leverandører til deling af dokumenter, fordi det passer ideelt til grupper involveret i samarbejde; e-mail er bedst egnet til en meddelelse kun. E-mail-programmer er generelt ineffektive til at prioritere meddelelser og vedhæftede filer. I en e-mail ankommer alt på samme sted og i samme rækkefølge, i hvilken det blev afsendt. Mens med et ekstranet, alle project fanget relaterede dokumenter automatisk i en mappe, der er dedikeret til bestemt projekt.

For eksempel, hvis en virksomhed har til hensigt at sende en power point præsentation til en bestemt gruppe involveret i en bestemt opgave via e-mail, har det til at bryde præsentationerne i små dele med hver sektion, der er knyttet til en separat e-mail. Afsnittene ikke ankommer på samme tid, som kan skabe forvirring for alle involverede. Dog med et ekstranet kan alle disse præsentationer sendes samtidig, alt intakt, automatisk fyldes i et enkelt projekt mappe med alle de andre relaterede materialer.

Derudover generere extranet automatiske e-mail-advarsler, informere modtagerne at præsentationerne er tilgængelige; de giver også en kommentarfunktion, der giver mulighed for hver bruger til at dele deres synspunkt.

Extranet kan håndtere store filer

Derudover kan et ekstranet håndtere enhver størrelse af dokument for dokument deling formål. Med e-mail, men er der en risiko for store vedhæftede filer ikke passerer gennem virksomhedens firewall. Et ekstranet forsikrer at vigtige dokumenter komme til det rigtige sted, klar til øjeblikkelig reaktion, og sammensætter relaterede dokumenter og meddelelser. Således, budget, tidsplan, strategiplan, power point præsentation, noter og kommentarer – alle vises på samme side. Der kræves ingen sortering gennem en lang liste over ikke-relaterede e-mails.

Selv om en e-mail er elektronisk og øjeblikkelige, det er ikke et projekt ledelsesværktøj og giver ikke mange samarbejde funktioner, hvorimod et ekstranet understøtter begreber af en organisation, arbejdsprocesser og sikkerhed. Derfor, extranet kan effektivt organisere en virksomheds markedsføring, eksterne og interne kommunikation.

Et sikkert miljø

Derudover er mange extranet sikret med 128-bit SSL kryptering. E-mail, på den anden side kan tilgås af alle og ikke beskytter fortroligheden af virksomhedens oplysninger.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

Scroll to top